Il n’y a qu’un patron : le client. Et il peut licencier tout le personnel, depuis le directeur jusqu’à l’employé, tout simplement en allant dépenser son argent ailleurs. – Sam Walton

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Nous poursuivrons cette semaine avec la suite d’un précédant article discutant du budget. Voici donc ces principales composantes;

Les ventes

Vous pouvez faire une prévision des ventes en utilisant le chiffre d’affaires de l’an dernier et en bonifiant votre prévision des nouveaux contrats de vente signés et en tenant compte des variations de votre marché.

Faites toutefois attention de ne pas tomber dans le piège de la simplicité et d’utiliser votre chiffre d’affaires de l’année précédente multiplié par un certain pourcentage d’augmentation.

De plus, dans votre budget, il faut impérativement segmenter les ventes au maximum en les distinguant selon les différents produits, les zones géographiques, etc. Plus le découpage est précis, plus les informations obtenues vont être pointues et donc utiles pour vous. Pour être en mesure de bien prévoir, il faut déterminer les paramètres clés qui peuvent influencer les ventes de vos divers produits.

Les dépenses

Les dépenses peuvent se classer en deux catégories, les coûts fixes et les coûts variables.

Les coûts fixes, comme leur nom l’indique, ne sont pas sujets à variation (constant), et ce peu importe la production de l’exercice (exemple : la dépense de téléphone et le loyer).

Les coûts variables, eux, vont varier en fonction de la production (exemple : le coût total des matériaux de l’exercice varie selon si j’ai produit 100 ou 1 000 unités). Il importe de différencier les deux puisque les coûts variables ont une interrelation avec le niveau de production et cette interrelation doit se refléter dans vos prévisions. Finalement, n’oubliez pas d’inclure la charge d’impôts pour l’exercice. Pour les entrepreneurs, n’oubliez pas de vous considérer un salaire.

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Comment créer un budget?

• Une des premières étapes est de prendre le temps nécessaire pour créer l’outil qui vous conviendra et dont vous serez à l’aise d’utiliser régulièrement. Soyons francs, la clé du budget réside dans son utilisation assidue.

• Un budget peut être créé par secteur ou pour l’entreprise dans son ensemble. Exemple, vous pourriez ainsi avoir un budget distinct pour le volet marketing de votre entreprise et ce budget se retrouverait dans votre budget global d’exploitation. Interrogez-vous au départ sur le nombre de budget nécessaire. Il est possible qu’un seul budget global vous convienne, c’est selon la taille et la complexité de votre entreprise. Malgré votre bon vouloir, vous pourriez être moins impliqué dans un secteur de votre entreprise, mais vous seriez en mesure de conserver un contrôle de ce secteur via le suivi de son budget.

• Les bonnes personnes doivent être consultées et participer à la réalisation de votre budget puisque ce dernier doit refléter le plus fidèlement possible le portait de l’entreprise pour le prochain exercice financier. De plus, l’utilisation de ces ressources peut entrainer une responsabilisation plus grande de ceux-ci envers l’entreprise et la communication et l’adoption du budget à plus large échelle dans l’entreprise s’en trouvera facilité.

• La stratégie de votre entreprise et ses différents objectifs doivent transparaitre dans votre budget si vous voulez véritablement atteindre vos cibles. Le tout doit être cohérent pour être adopté par tous.

• Une autre règle importante est la documentation. Toutes les hypothèses utilisées doivent être documentés dans le budget, car c’est un outil qui s’échelonne sur une longue période et qui peut servir à plusieurs utilisateurs, d’où l’importance d’en conserver toutes traces pour plus tard.

• Votre budget doit finalement être un processus continu. Il doit s’adapter au changement d’objectifs de l’entreprise, être revu selon les résultats réels et être surveillé par rapport aux principaux indicateurs (le bénéfice, le chiffre d’affaires, etc).

Un budget : un outil de suivi

Il importe de bien suivre son budget et de comparer à chaque mois la différence entre le réel et le budget. L’explication des variations a aussi une grande importance puisqu’elle vous apportera beaucoup d’informations pour planifier ou rectifier votre budget, mais aussi vos plans d’actions. Ces variations pourraient devenir des opportunités ou des menaces pour votre entreprise et le fait de les déceler rapidement peuvent vous procurer une certaine longueur d’avance.

Divers indicateurs peuvent être mis de l’avant pour surveiller vos finances via votre budget et contrôler l’atteinte des cibles fixées. Ils feront l’objet d’un second article.

Conclusion

L’utilisation adéquate du budget à de nombreux avantages, notamment le contrôle de ses finances et la possibilité de prendre des décisions plus éclairées. À l’inverse, de mauvaises décisions d’affaires pourraient survenir si les finances de l’entreprise n’étaient pas aussi bien suivies. Le budget est donc un outil complet et utile tant pour la petite entreprise que la grande et peut être personnalisé selon les désirs et les besoins de ses utilisateurs.

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